Anche se oggi ormai le notizie vengono comunicate per lo più via digitale come E-Mails, la classica lettera non è per questo del tutto scomparsa. Specialmente per quanto concerne la corrispondenza con uffici ed enti pubblici è infatti la classica lettera che si continua ad usare. E su questo le cose non cambieranno. Per chi invece scrive ancora il suo indirizzo a mano potrebbe risultare utile un Upgrade. Le etichette adesive con l’indirizzo danno un’impressione di serietà ed alleggeriscono il lavoro. Questo contributo vi informerà su tutto quel che su questo argomento c’è da sapere.
Di che colore può essere una busta da lettera?
In generale non c’è una norma da rispettare quando si tratta di inviare una lettera formale a un ufficio o ente pubblico. Eppure il colore della busta da lettera ha un suo ruolo fondamentale. Il colore della busta ad esempio non può essere di impedimento alla Posta per la selezione automatica delle lettere. Chi ritenga quindi di dover usare una busta da lettera colorata per spedire i suoi documenti dovrà anche metter in conto in alcuni casi dei costi più alti alla posta. Per molti clienti è importante però la forma grafica della lettera o il suo colore, ad esempio se si tratta di spedire vaste campagne pubblicitarie. Altri scelgono delle buste da lettera colorate perché quel colore è semplicemente quello prescelto dalla loro azienda. La Posta però accetta solo in parte questi motivi ed ha dei criteri da rispettare quando si tratta del trasporto di buste da lettera colorate e con un certo design. Tutto ciò però non costituisce nessun problema se si adoperano appunto etichette adesive invece di trascrivere gli indirizzi a mano.
Le lettere agli uffici: bianche o marrone chiaro?
Chi invia una lettera ad un ufficio o ente pubblico non sceglierà ovviamente una busta da lettera prestampata. Solo i privati ricorrono a queste creazioni e nelle giuste occasioni, come ad esempio per dei compleanni, feste matrimoniali o quelle di Natale. Ma se si deve inviare una lettera ad un ufficio, non si farà certo un’impressione molto seria col destinatario inviando una busta da lettera prestampata. Per la posta ufficiale però si tratta proprio di questo. In tal caso infatti il destinatario non è un amico, un parente o qualcuno dlla nostra cerchia di conoscenti. In tali casi quindi è sempre opportuno usare il pronome formale (Lei) e la classica busta da lettera bianca o marrone chiaro. Che può ordinare in ogni caso anche in carta da lettera riciclata. Esistono inoltre anche le buste da lettera gialle. Le quali non vengono utilizzate dai privati per la posta agli uffici, ma utilizzate solo dagli enti pubblici per le comunicazioni alle persone private o alle imprese. Già dal loro colore il destinatario sa che la lettera in questione non contiene nessun messaggio positivo. In queste buste da lettera gialle vengono normalmente inviate inviti per udienze in tribunale o per la comunicazione di pignoramenti. Chi ha ricevuto una lettera gialla e vorrebbe prender posizione, ad esempio per opporsi, non risponderà usando una busta da lettera gialla, ma per la sua corrispondenza con uffici userà, come già menzionato, una classica busta da lettera bianca o marrone chiaro.
Come si ripiega una lettera in modo corretto?
Una lettera entra in una normale busta da lettera se ripiegata in modo corretto. Per far questo c’è un metodo molto semplice e che non abbisogna di alcun ulteriore aiuto. Basta prendere il foglio (la lettera) in mano e ripiegarlo a forma di onda. Importante è solo che, formando l’onda, non si lascino pieghe sul foglio. A questo punto si dispone il foglio in modo da formare tre parti grosso modo uguali, il che certo richiede un pò di abilità. Si disponga ora il foglio su una superficie liscia in modo che gli angoli ripiegati siano paralleli fra loro. Ora basta fare una leggera pressione sulle singole linee del foglio, facendo solo attenzione che i lati delineati non si muovano. Non è certo un metodo molto preciso per ripiegare un foglio, ma l’esecuzione è molto semplice. Un pò più complicato, ma più preciso è invece il metodo-modello. In questo caso si userà un foglio di carta già ripiegato con il metodo appena descritto, in modo che le sue parti siano precisamente ripiegate una sull’altra. Il foglio già ripiegato farà quindi da modello e potrà esser posto sulla metà del foglio da usare per la nostra lettera, segnandone i punti precisi con una matita. A questo punto basterà ripiegare il nostro foglio sui punti segnati a matita, infilarlo nella busta da lettera e spedirlo, ad esempio con una etichetta per gli indirizzi.
Come aprire una lettera senza strapparne il contenuto?
Per aprire una lettera senza provocare danni al suo contenuto si può usare del vapore, avvicinando la lettera ad un recipiente con acqua bollente. Molti degli adesivi usati infatti non sono impermeabili, per cui questo semplice metodo in genere funziona, anche se non sempre. Chi a casa abbia un abbassalingua può anche utilizzarlo per sollevare il lembo incollato della busta da lettera. È una leggera asticella in legno piatta e senza punte, che non strapperà il contenuto della lettera. Per aprire più facilmente le parti incollate della busta si possono anche usare dei taglierini speciali. Sono simili a un coltellino, ma piatti. Più complicato è invece l’uso di un bastoncino in ovatta, impregnato di acqua e poi asciugato su un foglio di carta, con il quale umettare un poco alla volta il lembo della busta per scioglierne l’adesivo.Come scrivere correttamente gli indirizzi sulle buste da lettera?
Per passare senza alcun problema attraverso la selezione automatica alla posta, l’indirizzo deve esser trascritto correttamente sulla busta da lettera. Da tenere a mente quindi gli elementi seguenti:
- L’indirizzo si trascrive sulla parte anteriore della busta da lettera.
- In alto a sinistra si scrive l’indirizzo del mittente.
- In basso a destra l’indirizzo del destinatario.
- I francobolli si posizionano sull’angolo in alto a destra.
- L’etichetta adesiva per indirizzi alleggerisce tutto questo lavoro.
Chi non ha una grafia particolarmente bella o invia giornalmente molte lettere ricorrerà alle etichette autoadesive e stampabili. Per la loro forma e design si sono scelte delle norme industriali (DIN). L’indirizzo sulla singola lettera si scrive comunque senza spazi fra le righe ed presenta la stessa distanza fra il rigo con il nome, la strada e il luogo. L’indirizzo dovrebbe sempre esser allineato a sinistra, ed esser scritto con la stessa grafia e grandezza. Affinché le machine selezionatrici riconoscano senza problemi il destinatario si dovrebbe usare una scritta scura su sfondo chiaro. Anche per ciò che concerne la distanza vi sono delle norme. L’indirizzo dovrebbe avere almeno 4 centimetri di distanza dal lato superiore della busta e almeno 1,5 centimetri dal bordo destro, sinistro ed inferiore. E con una etichetta autoadesiva si evita tutto questo lavoro.
Si possono stampare le buste da lettera; e se sì ci sono anche qui delle norme da rispettare?
In generale sì, una busta da lettera può essere stampata. Ma si ricordi sempre che tutta la montagna di lettere inviate può venir spedita solo utilizzando alla posta macchine automatiche. Le quali impiegano scanner di precisione per leggere e interpretare gli indirizzi sulle buste. Una volta che lo scanner ha riconosciuto un indirizzo, sulla busta si inserisce un codice che ne guida l’ulteriore processo di spedizione. Qualora lo scanner invece non riesca a leggere l’indirizzo il codice dovrà venir trascritto a mano. E questo può accadere se il mittente non ha una grafia chiara o la lettera non sia stampata a norma. Qualora ad esempio il colore della carta o la grafica prescelta non vanno bene e si ritrovano nella zona del codice, può accadere che lo scanner non distingue più fra la stampa della busta e il codice. E un’etichetta adesiva può aiutare a risolvere questo tipo di problemi.
Conclusione
Per essere sicuri che una lettera importante arrivi al suo destinatario ci sono insomma alcune norme da rispettare. Per tutte le lettere formali e le comunicazioni agli uffici vale la semplice norma secondo cui l’essenziale è la cosa migliore. Rispettare cioè gli standard più importanti per quel che riguarda il colore della busta da lettera, la trascrizione corretta dell’indirizzo così come la grafica e stampa della busta da lettera usata. Seguendo questi criteri renderà più facile sia il suo lavoro che quello dell’ufficio postale. E sarà sempre sicuro che la Sua posta giunga al destinatario giusto.