Nel mondo commerciale la corrispondenza è un elemento importante degli affari quotidiani. Ed ogni lettera commerciale è come una carta da visita della Sua azienda. Sia il contenuto che il layout della lettera faranno da cartello pubblicitario. La vera sfida può essere a volte trovare la formulazione giusta. E con un paio di buoni consigli la Sua lettera commerciale Le riuscirà senza problemi e senza errori.
Che cosa è una lettera commerciale?
Una lettera commerciale è la corrispondenza che una impresa registrata attiva con i clienti, i fornitori o i partner. Ciò significa che il mittente è fondamentalmente una azienda. Da parte del destinatario invece le cose stanno diversamente, visto che tra i clienti può anche trattarsi ad esempio di persone private. Vengono considerate lettere commerciali solo quelle il cui destinatario è all’esterno della azienda; la corrispondenza interna ovviamente non vi rientra.
Per quanto concerne la forma bisognerà scegliere tra la via digitale per E-Mail, il formato pdf oppure la spedizione per posta. In entrambi i casi i documenti sono sottoposti, secondo le norme fiscali e commerciali vigenti, a certi obblighi di custodia. Quanto questi siano lunghi dipende ovviamente dal tipo di lettera commerciale: generalmente in ogni caso variano dai 6 sino ai 10 anni.
Quando scrivere una lettera commerciale
Le situazioni in cui è necessario scrivere una lettera commerciale sono molte. In questo paragrafo Le forniamo una sintesi delle situazioni più importanti. Che si differenziano tra loro a seconda del tipo di destinatario o del contenuto della lettera.
- Richieste, per ottenere informazioni sul prodotto o su un servizio
- Offerte, per vendere concretamente i Suoi prodotti o servizi
- Incarichi o ordinativi per chiudere l’acquisto
- Conferme di un ordine qualora vi siano cambiamenti dell’offerta
- Fogli di consegna in cui si specifica la lista delle merci
- Avvisi di pagamento, in cui si ricorda al debitore il credito da saldare
- Ricevute, in cui richiede il Suo pagamento
- Lettere di reclamo, per affrontare i reclami
- Rapporti sulla situazione, in cui nel caso di complesse trattative informa il destinatario sullo stato delle cose.
Le indicazioni obbligatorie in una lettera commerciale
Le informazioni che risultano necessarie in una Sua lettera commerciale dipendono dalla registrazione nella Camera di commercio. Se la Sua azienda non risulta registrata bastano allora poche indicazioni: come il Suo nome e cognome, l’indirizzo ed eventualmente l’indicazione che gestisce una società di diritto civile. In tal caso sono necessarie abbreviazioni quali GbR e l’indicazione del nome dei membri societari. Le cose stanno diversamente qualora la Sua società sia registrata alla Camera di commercio. In tal caso sono obbligatorie le seguenti indicazioni:
- Il nome e la forma giuridica della Sua azienda
- Il numero di registrazione alla Camera di commercio e il Tribunale del registro
- nel caso di una S.r.l. l’indicazione di nome e cognome dell’amministratore e del presidente del Consiglio di sorveglianza
- nel caso di una SpA l’indicazione del nome e cognome dei membri della presidenza, del presidente nonché del presidente del Consiglio di sorveglianza
A seconda poi del tipo di lettera commerciale che vorrà scrivere bisognerà aggiungere altre indicazioni. Nel caso ad esempio di lettere commerciali rilevanti per la Sua amministrazione: il numero fiscale, il numero della ricevuta, le date di consegna, il codice di identificazione fiscale così come la somma da pagare e i numeri di conto corrente bancario.
La forma giusta delle Sue lettere commerciali
In Germania per la forma delle lettere commerciali si segue la Norma DIN 5008. La norma regola la disposizione della lettera in riferimento alla posizione dei suoi singoli elementi, agli spazi fra le pagine ed altre misure. Tutte queste indicazioni si riferiscono al formato DIN-A-4 dei fogli:
- Margini: 2,5 cm a sinistra; 1,5 -2 cm a destra; 4,5 cm sopra e 2,5 cm sotto
- Spazio fra le righe: 1- o 1,5 a rigo
- Grandezza del carattere: 12 punti, per un testo lungo anche 11 punti
- Tipo di scrittura: molto usati sono Arial e Times New Roman, ma non ci sono prescrizioni
Le componenti più importanti di una lettera commerciale sono la sua Intestazione, l’Oggetto della lettera e il vero e proprio testo. Quest’ultimo si compone dell’intestazione, della parte principale della lettera, della conclusione e dei saluti. Anche per questa composizione esistono delle norme che regolano l’aspetto grafico delle singoli sezioni della lettera commerciale. Importante è anche la qualità della carta impiegata. Tanto più è pregiata più intensa la stima che prova per il Suo cliente.
L’intestazione di una lettera commerciale
Nell’intestazione si trovano, oltre all’indirizzo della Sua azienda, anche quello del destinatario così come la data e eventualmente il luogo. Per prima cosa si noti che il Suo indirizzo si trova in alto a sinistra e si compone del nome della Sua azienda, indirizzo e del numero di telefono. In questo luogo è anche possibile fornire l’indicazione del Suo indirizzo E-Mail. Direttamente al di sotto di queste indicazioni si trova l’indirizzo del destinatario. E visto che la finestra visuale standard delle buste da lettera C6 ha una grandezza fissa, queste righe non devono superare l’ampiezza di 8,5 centimetri. La lunghezza invece complessiva dei dati dei contatti è al massino di 9 righe, ovvero di 4,5 centimetri. All’ultimo rigo segue di norma la data, insieme al luogo qualora non sia lo stesso dell’azienda.
L’Oggetto della lettera commerciale come breve informazione
La prossima indicazione della lettera commerciale sono le righe del suo Oggetto. Che fornisce al destinatario una prima informazione sul contenuto della lettera. Pertanto è importante riuscire a formularle in modo compatto, ma senza per questo non rispettare le dovute informazioni. Tra le quali consideri sia il formato dell’Oggetto che le indicazioni del suo contenuto. Dopo quella della data segue una riga vuota. La riga dell’Oggetto stesso non può esser marcata in grassetto né venir scritta in caratteri che siano più grandi del punto 14. Non dovrà essere più lunga di 2 righe ed è anche meglio cancellare dalla riga la parola “Oggetto”.
L’esordio della lettera commerciale
Si parte con le formule di apertura, che si trovano nella terza riga della lettera dopo l’Oggetto. Il modo in cui ci si rivolge al destinatario influisce già sull’effetto della lettera commerciale stessa. Le formule di saluto più neutrale come “Gentili Signori e Signore” non sono ovviamente sbagliate, ma non personali. Meglio dunque usare il nome del concreto partner a cui ci si rivolge. Cercando una formulazione il più professionale possibile e di evitare anche i soliti luoghi comuni. Negli ultimi tempi si ricorre spesso, dopo i cordiali saluti, a un semplice “Buongiorno” o anche “Hallo”.
Il testo stesso della lettera commerciale
Il testo stesso della lettera commerciale si articola in tre parti: l’introduzione, la parte principale e la conclusione. Cerchi di evitare in ogni caso le formule vecchie o standard perché darà un’impressione di distanza. Spieghi invece nell’introduzione il motivo della Sua lettera commerciale prima di arrivare alla parte principale del testo. In questa parte non è certo possibili fornire indicazioni più dettagliate, per via della molteplicità dei contenuti. Faccia attenzione però a formulare le frasi con uno stile senza errori e strutturi la Sua lettera in modo chiaro. Le consigliamo anche di articolare il testo in paragrafi, in modo tale che il destinatario possa averne sempre una chiara sintesi. Sia breve e pregnante concentrandosi sui punti più importanti, che formulerà in modo positivo. Alla fine del testo resta la conclusione, in cui ringrazia ed offre possibilità di contatti.
La conclusione della lettera commerciale
La conclusione della lettera commerciale spetta alle formule di saluto. Con le quali il lettore lascia il testo e in cui Lei lo saluta. Fra il testo stesso e i saluti alla fine deve restare una riga libera. Formuli anche questa parte in modo breve e pregnante. “Cordiali saluti” è una opzione molto usata, ma a seconda della situazione sono pensabili anche espressioni più personali. A tre righe di distanza alla fine del testo viene la Sua firma, dopo della quale eventuali liste o un Postscriptum (Ps).
Spedire una lettera commerciale
Se la spedisce per posta è sempre molto importante che la lettera commerciale arrivi intatta al destinatario. Per evitare che la carta si pieghi, ideali sono buste da spedizione col retro in cartone. Una busta da lettera stabile che protegge i documenti in modo affidabile. Se spedisce lettere commerciali che possono venir ripiegate le buste più adatte sono quelle in formato DIN lungo: la scelta più classica. Se invece è necessario che i fogli della lettera restino non piegati meglio usare le busta da lettera formato C4.